Urodzenie dziecka w Polsce zgłasza się w ciągu 21 dni od daty wystawienia karty urodzenia. Jeśli ten termin minie, kierownik urzędu stanu cywilnego sam wybiera imię i rejestruje noworodka z urzędu. Rejestracja może przebiegać online lub osobiście, a czas oczekiwania na dokumenty zależy od wybranego trybu. Poniżej wyjaśniamy, jak przygotować się do całej procedury i uniknąć błędów.
W jakim terminie trzeba zgłosić urodzenie dziecka?
Zgłoszenie urodzenia dziecka trzeba złożyć w ciągu 21 dni od wystawienia karty urodzenia. Ten dokument sporządza lekarz lub położna odbierająca poród, a następnie przekazuje go do właściwego urzędu stanu cywilnego w terminie 3 dni od daty wystawienia. W praktyce warto upewnić się przed wizytą lub wysłaniem wniosku, że karta już trafiła do USC.
Jeśli żaden z rodziców nie dopełni tej formalności w ustawowym czasie, kierownik urzędu stanu cywilnego samodzielnie wybiera imię dla dziecka i rejestruje jego urodzenie na podstawie karty urodzenia. W takim wypadku rodzice otrzymują decyzję administracyjną, od której przysługuje odwołanie do wojewody w ciągu 14 dni. Zasady te wynikają z Prawa o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o ewidencji ludności.
Urodzenie dziecka musisz zgłosić w ciągu 21 dni od wystawienia karty urodzenia. Jeśli tego nie zrobisz, kierownik urzędu stanu cywilnego sam wybierze imię dla dziecka i zarejestruje jego urodzenie.
Nieco inne terminy dotyczą urodzenia martwego. Takie zdarzenie zgłasza się w ciągu 3 dni od wystawienia karty martwego urodzenia, a sama karta trafia do USC w ciągu 1 dnia. Karta martwego urodzenia jest przekazywana tylko wtedy, gdy lekarz ustali płeć dziecka. Kierownik sporządza wtedy akt urodzenia z adnotacją o martwym urodzeniu i nie tworzy aktu zgonu. Jeśli płeć nie została ustalona, karta nie trafia do urzędu, ale osoba uprawniona do pochówku może otrzymać od lekarza kartę zgonu na wniosek.
| Sytuacja | Termin na zgłoszenie | Termin przekazania karty do USC |
| Urodzenie żywe | 21 dni od wystawienia karty urodzenia | 3 dni od wystawienia |
| Urodzenie martwe | 3 dni od wystawienia karty martwego urodzenia | 1 dzień od wystawienia |
Jak zgłosić urodzenie dziecka przez internet?
Rejestracja online jest dostępna na portalu GOV.pl. Od 1 stycznia 2026 r. do załatwienia tej sprawy przez internet potrzebujesz skrzynki do e-Doręczeń, której założenie wymaga wniosku o adres do e-Doręczeń (ADE). Do potwierdzenia tożsamości służy profil zaufany lub e-dowód, a samą procedurę kończy się elektronicznym podpisem.
Aby urząd mógł przyjąć zgłoszenie, musi najpierw otrzymać kartę urodzenia dziecka. Jeżeli w złożonym wniosku urzędnik zauważy braki, wiadomość w tej sprawie trafi na skrzynkę e-Doręczeń. Szybka odpowiedź może skrócić cały proces.
Kto może zgłosić dziecko online?
Zgłoszenia online może dokonać matka lub ojciec dziecka, którzy mają pełną zdolność do czynności prawnych. Dotyczy to wyłącznie dzieci urodzonych w Polsce. Gdy ojciec nie jest mężem matki, wcześniej składa oświadczenie o uznaniu ojcostwa przed kierownikiem USC, konsulem Rzeczypospolitej Polskiej lub sądem.
Matka potwierdza takie oświadczenie w ciągu 3 miesięcy od daty jego złożenia. Dopiero po spełnieniu tego warunku kierownik urzędu stanu cywilnego może przyjąć zgłoszenie od ojca i wpisać jego dane do aktu urodzenia.
Jak wygląda procedura krok po kroku?
Po zalogowaniu się na swoje konto Mój GOV cały proces składa się z kilku prostych kroków:
- Wejdź na portal GOV.pl i wybierz usługę Zgłoś urodzenie dziecka.
- Zaloguj się przez login.gov.pl za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub innej dostępnej metody.
- Wypełnij wniosek, podając imię dziecka, dane rodziców oraz proponowany adres zameldowania.
- Wybierz sposób odbioru dokumentów spośród dostępnych opcji.
- Sprawdź poprawność zgłoszenia i podpisz je elektronicznie w usłudze e-podpis na stronie pz.gov.pl.
- Odbierz potwierdzenie wysłania zgłoszenia na skrzynkę e-Doręczeń oraz adres e-mail.
Usługa rejestracji przez internet jest bezpłatna. Urząd stanu cywilnego sporządza akt urodzenia w następnym dniu roboczym po zgłoszeniu, pod warunkiem że otrzymał już kartę urodzenia.
Jak zgłosić urodzenie dziecka w urzędzie stanu cywilnego?
Rejestrację osobistą można złożyć w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca urodzenia dziecka, a nie miejsca zamieszkania rodziców. Jeżeli w danej miejscowości działa kilka placówek, personel szpitala wskaże, do której z nich przekazano kartę urodzenia. Termin na dopełnienie formalności także wynosi 21 dni od daty wystawienia karty urodzenia.
Na miejscu kierownik USC przygotowuje protokół z danymi dziecka i rodziców. Po podpisaniu dokumentu rejestruje urodzenie, nadaje numer PESEL i dokonuje zameldowania. Dokumenty można otrzymać od razu, tego samego dnia.
Kto może zgłosić urodzenie osobiście?
Formalności może załatwić matka lub ojciec dziecka, którzy ukończyli 16 lat i nie zostali pozbawieni zdolności do czynności prawnych. W pozostałych sytuacjach zgłoszenia dokonuje przedstawiciel ustawowy lub opiekun matki dziecka. Dopuszczalne jest również działanie przez pełnomocnika.
Jakie dokumenty są potrzebne na miejscu?
Do zgłoszenia urodzenia w urzędzie przygotuj następujące dokumenty:
- dowód osobisty lub paszport do wglądu,
- pełnomocnictwo, jeśli działa pełnomocnik,
- oryginały zagranicznych aktów stanu cywilnego z tłumaczeniem przysięgłym, gdy dotyczy to cudzoziemca,
- oświadczenie o uznaniu ojcostwa, jeśli ojciec nie jest mężem matki.
Jeśli chcesz pozostawić w urzędzie kopie dokumentów, za poświadczenie każdej zaczętej strony zapłacisz 5 zł. Złożenie pełnomocnictwa wiąże się z opłatą skarbową w wysokości 17 zł, chyba że dotyczy małżonka, rodziców, dzieci lub rodzeństwa.
Jakie imię można nadać dziecku i jakie dokumenty otrzymasz?
Nie obowiązuje zamknięta lista imion. Można wybrać imię obce, a także imię, które nie wskazuje jednoznacznie na płeć, jeśli jest powszechnie przypisywane do danej płci. Ograniczenia są jednak jasne – dziecku można nadać nie więcej niż 2 imiona, nie może być ono ośmieszające, nieprzyzwoite ani zapisane w formie zdrobniałej.
Jeśli kierownik urzędu stanu cywilnego odmówi przyjęcia wybranych imion, sam wybiera imię dziecka. Rodzice dostają wtedy decyzję administracyjną i mają 14 dni na odwołanie do wojewody. Odwołanie składa się za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.
Po zarejestrowaniu urodzenia otrzymasz jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia. Jeżeli dziecko otrzymało numer PESEL, urząd wydaje również powiadomienie o jego nadaniu. Do dokumentów dołącza się zaświadczenie o zameldowaniu dziecka, o ile zostało ono zameldowane.
Sposób odbioru dokumentów wybiera się podczas zgłoszenia. Dostępne są trzy opcje: odbiór na skrzynkę do e-Doręczeń, wysyłka pocztą tradycyjną lub odbiór osobisty w urzędzie. W trybie osobistym dokumenty masz od razu, natomiast po zgłoszeniu online akt urodzenia powstaje w następnym dniu roboczym.
Jakie inne formalności warto załatwić po urodzeniu dziecka?
Po rejestracji urodzenia i nadaniu numeru PESEL warto zająć się ubezpieczeniem zdrowotnym, opieką medyczną oraz świadczeniami rodzinnymi. Matka powinna też zawiadomić pracodawcę o urodzeniu dziecka, aby skorzystać z urlopu macierzyńskiego, który przy jednym dziecku wynosi 20 tygodni, a przy wieloraczkach od 31 do 37 tygodni.
Zgłoszenie dziecka do ubezpieczenia zdrowotnego
Dziecko zgłasza się do ubezpieczenia jako członka rodziny w ciągu 7 dni od nadania numeru PESEL lub powstania tytułu ubezpieczenia. Pracownik zgłasza malucha u pracodawcy, który przekazuje dane do ZUS. Osoby prowadzące działalność załatwiają to bezpośrednio w ZUS, a bezrobotni w urzędzie pracy.
Wybór przychodni, pediatry i położnej POZ
Nie obowiązuje już rejonizacja pacjentów, dlatego przychodnię można wybrać nawet w odległości 20 km od miejsca zamieszkania. Wybór placówki wiąże się także z wyborem pediatry oraz położnej podstawowej opieki zdrowotnej. Położna POZ sprawuje opiekę nad matką i dzieckiem do 2. miesiąca życia i realizuje od 4 do 6 wizyt patronażowych w domu.
Becikowe i inne świadczenia rodzinne
Po dopełnieniu formalności związanych z urodzeniem można ubiegać się o becikowe. Jednorazowa kwota wynosi 1000 zł i jest zwolniona z podatku dochodowego. Warunkiem jest między innymi dochód nieprzekraczający 1922 zł netto na osobę w rodzinie oraz potwierdzenie, że matka pozostawała pod opieką lekarza ginekologa co najmniej od 10. tygodnia ciąży do porodu.
Wniosek o to świadczenie można złożyć:
- osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
- w ośrodku pomocy społecznej,
- listownie,
- przez internet.
Samotny rodzic musi również wykazać, że od drugiego rodzica zostały ustalone alimenty. Informacje o innych świadczeniach rodzinnych znajdują się na stronach rządowych, a ich zakres zależy od indywidualnej sytuacji rodziny.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
W jakim terminie trzeba zgłosić urodzenie dziecka do urzędu?
Urodzenie należy zgłosić w ciągu 21 dni od wystawienia karty urodzenia; karta trafia do USC zwykle w ciągu 3 dni od jej wystawienia.
Co się stanie, jeśli nie zgłoszę urodzenia w terminie?
Jeżeli rodzice nie dopełnią obowiązku w terminie, kierownik USC nada dziecku imię i zarejestruje urodzenie, a rodzice otrzymają decyzję administracyjną z możliwością odwołania w ciągu 14 dni.
Jak zgłosić urodzenie przez internet i jakie są wymagania?
Rejestracja online odbywa się na GOV.pl i wymaga skrzynki e-Doręczeń, potwierdzenia tożsamości przez profil zaufany lub e-dowód oraz elektronicznego podpisu.
Kto może zgłosić dziecko przez internet?
Wniosek elektroniczny może złożyć matka lub ojciec posiadający pełną zdolność do czynności prawnych, dotyczy to tylko dzieci urodzonych w Polsce.
Jakie dokumenty trzeba mieć przy zgłoszeniu osobistym w USC?
Na wizytę zabierz dowód osobisty lub paszport, ewentualne pełnomocnictwo, tłumaczenia przysięgłe zagranicznych aktów oraz oświadczenie o uznaniu ojcostwa gdy dotyczy.
Jakie zasady dotyczą nadawania imienia dziecku?
Można nadać maksymalnie dwa imiona, nie mogą one ośmieszać ani być w formie zdrobniałej, a imię obce lub niejednoznaczne płciowo jest dopuszczalne jeśli jest powszechnie przypisane do danej płci.
Jak przebiega rejestracja urodzenia martwego?
Urodzenie martwe zgłasza się w ciągu 3 dni od wystawienia karty, która trafia do USC w ciągu 1 dnia tylko jeśli lekarz ustalił płeć; wówczas kierownik sporządza akt urodzenia z adnotacją o martwym urodzeniu.
Jakie inne formalności warto załatwić po rejestracji i jakie świadczenia przysługują?
Po rejestracji warto zarejestrować dziecko do ubezpieczenia w ciągu 7 dni od nadania PESEL oraz ubiegać się o becikowe w wysokości 1000 zł, jeśli rodzina spełnia kryteria dochodowe i medyczne.
